Para aprovechar al máximo su presupuesto de viajes corporativos, es fundamental planificar para aprovechar su programa en todo lo que vale. Decir a los viajeros que seleccionen la tarifa aérea lógica más baja no es suficiente. Estos son los elementos que deben tenerse en cuenta al planificar o evaluar su programa de viaje.
1. Política de viajes
Una política de viajes bien escrita y difundida es la base de cualquier buen programa de viajes, y siempre me sorprende que tantas corporaciones tengan una política de viajes tan obsoleta y mal concebida, si es que tienen alguna. No es difícil encontrar una política bien escrita. Uno se puede encontrar en línea con bastante facilidad. Todo lo que queda es que se edite para reflejar la cultura corporativa y se difunda dentro de la empresa para que todos lo entiendan y acepten seguirlo. Por esta razón, es una buena idea que todos firmen una copia de la política de viaje para garantizar que todo el personal de la empresa la lea, la entienda y la apropie. Sugiero que todos en la empresa firmen una copia de la política de viajes, ya sea que viajen o no. Pueden cambiar de puesto en la empresa más tarde y ser obligados a viajar. Una política de viajes no tiene por qué ser larga o compleja.
2. Viajes centralizados interna y externamente
Muchas empresas no centralizan su programa de viajes y pagan un precio en términos de pérdida de oportunidades de reducción de gastos y eficiencias internas. Muchas empresas que no centralizan los viajes tienen miedo de exigir a los viajeros que hagan algo que tal vez no quieran hacer, junto con la idea de que centralizar los viajes requerirá la contratación de un administrador de viajes.
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Ambas pueden ser preocupaciones legítimas, pero no tienen por qué serlo en la mayoría de los casos. Al exigir a los viajeros que reserven de forma centralizada, no necesariamente les hace perder flexibilidad. Puede centralizar los viajes y al mismo tiempo permitir que los viajeros reserven por su cuenta, ya sea con una agencia de viajes de su elección o en línea a través de un proveedor con el que se haya asociado y en el que tenga confianza. Al asignar a alguien con la responsabilidad de supervisar los viajes, está obteniendo un único punto de contacto tanto interno como externo para problemas de viaje. Si su empresa gasta menos de $ 1 millón en viajes aéreos, probablemente no necesite un gerente de viajes de tiempo completo. En estos casos, la supervisión de viajes se puede dar al departamento de finanzas, recursos humanos o incluso a un asistente de nivel ejecutivo. Aquí hay un vistazo a las ventajas que se obtienen al centralizar los viajes.
Cuando centraliza los viajes con una sola agencia, gana de varias maneras importantes. Tendrá un único punto de contacto para los problemas mientras los viajeros están en el camino, y tendrá una entidad a la que acudir para todas sus necesidades de viaje. Esto elimina el problema de consolidar un informe de viaje entre varias fuentes. Al unir los viajes, obtendrá importantes beneficios de las economías de escala. Si puede medir el total de viajes entre varias divisiones o ubicaciones, puede obtener más por su dinero de los proveedores de viajes. Esto le permitirá obtener más de los programas de dólares blandos de las aerolíneas, lo que significa más boletos y mejoras gratis, obtener un mayor porcentaje de descuento de nuestra aerolínea preferida y obtener mejores tarifas negociadas de sus contratos de hotel y automóvil. Sus costos de cumplimiento también disminuirán,
3. Mezcla de reserva en línea y servicio personalizado
Esta es una adición al elemento anterior, que llama a centralizar los viajes con una sola agencia de viajes. Esto es importante, pero al hacerlo, no es necesario que los viajeros utilicen un sistema de reserva en línea, y no es necesario que los viajeros llamen directamente a la agencia. Al ofrecer a los viajeros la opción de hacer cualquiera de las dos cosas, está logrando varios objetivos. Reducirá sus costos de cumplimiento, ya que la reserva en línea es más barata en términos de tarifa de servicio. Al darles la opción a los viajeros, les está dando una sensación de control, lo que aumenta la moral y tiene más posibilidades de lograr una alta tasa de adopción. En tercer lugar, deja abierta la mejor práctica de usar su motor de reservas en línea para itinerarios menos complejos y permitir que ejecutivos sénior, viajeros frecuentes,
4. Mira debajo de cada piedra
Si bien la mayor parte de la mayoría de los programas de viaje giran en torno al presupuesto aéreo, hay varias otras áreas que se pueden investigar para encontrar oportunidades de ahorro. Hay un par de áreas más obvias para buscar, como tarifas de hotel negociadas en sus hoteles favoritos o descuentos de alquiler de automóviles con un proveedor favorito. A menudo, su agencia de viajes ya tendrá tarifas con descuento a través de afiliaciones a consorcios y contratos de automóviles de agencia. También hay algunas áreas menos comunes que deben investigarse. Por ejemplo, si el transporte terrestre es una preocupación, la mayoría de los proveedores ofrecerán tarifas con descuento y una opción de facturación directa. Los acuerdos de facturación directa con hoteles y agencias de alquiler de automóviles también son una excelente manera de aumentar la eficiencia y facilitar el trabajo del departamento de contabilidad.
5. Aproveche los contratos en dólares duros y en dólares blandos
La mayoría de las principales aerolíneas hoy en día ofrecen descuentos en dólares fuertes, así como incentivos en dólares blandos a cambio de la lealtad de la empresa a su producto. Si su programa de viajes supera el millón de dólares en gastos aéreos, puede obtener un descuento en las tarifas más bajas de la aerolínea de su elección a cambio de un compromiso de participación de mercado. Para sus aerolíneas secundarias, o si su volumen es menor que el mínimo requerido por la aerolínea, puede ingresar a programas de dólares blandos para obtener boletos gratuitos y mejoras gratuitas, así como mejoras en el estado del viajero o pases de club de aeropuerto. Estos programas requieren poco volumen, pero no están bien publicitados, por lo que es posible que deba buscarlos o pedirle a Baker Travel o a su agencia actual que lo indiquen en la dirección correcta.
6. No descuides el volumen hotelero
El volumen del hotel a veces se pasa por alto, pero no debería ser así. Las tarifas negociadas se pueden obtener a través de su agencia de viajes o directamente con las propiedades hoteleras de su elección. Los hoteles individuales cerca de las ubicaciones corporativas negociarán tarifas con descuento para usted a cambio de un compromiso mínimo de habitación/noche. Al utilizar una agencia de viajes, es probable que reciba descuentos del 5% al 50% en miles de hoteles en todo el mundo.
7. Tener al menos un contrato de alquiler de coches
Los contratos de alquiler de automóviles son fáciles de celebrar y requieren poco compromiso por parte de la corporación. Elija un socio que tenga ubicaciones en aeropuertos y una reputación de excelente servicio al cliente. Puede ahorrar entre un 5 y un 10 % muy fácilmente y también puede negociar la membresía de arrendatario frecuente para todos sus empleados. Esto los hará más eficientes y mejorará la moral. También puede celebrar acuerdos de facturación directa al mismo tiempo que pueden hacer que los trabajos de sus viajeros y personal de contabilidad sean mucho menos estresantes.
8. Comprender los contratos de grupo y reunión
Las aerolíneas y los hoteles descontarán sus tarifas y tarifas cuando tenga grupos que viajen juntos o se reúnan en un solo destino desde múltiples puntos de origen. Estos contratos de reuniones pueden brindarle descuentos en tarifas aéreas del 2% al 10%, y si tiene suficientes viajeros en una sola aerolínea, puede negociar boletos gratuitos que se otorgarán al finalizar el contrato. El requisito mínimo suele ser de 10 viajeros que van al mismo lugar al mismo tiempo. Algunas aerolíneas tienen mínimos más altos, así que asegúrese de preguntar antes de generar un contrato. Los hoteles descontarán sus tarifas de manera similar con un mínimo de 10 noches de habitación. Estos descuentos pueden oscilar entre el 10 % y un descuento mucho mayor según la tasa de ocupación y las variaciones estacionales.